11 maart 2018

Fysieke leefomgeving /

Circulair inkopen, hoe doe je dat?

Gemeenten kopen maatschappelijk verantwoord in en hebben klimaat- en duurzaamheidsambities. Sommige zijn daarin heel concreet en hebben bijvoorbeeld een doelstelling van 20% circulair inkopen in 2020. Waar gaat dat over en hoe doe je dat?

Niels Ahsmann is adviseur bij KplusV organisatieadvies. Een van de vele bureaus die gemeenten adviseren rond duurzaam en innovatief inkopen. Volgens Ahsmann is circulariteit een breed begrip. Sommigen noemen het recyclen van gescheiden afval circulair, anderen spreken pas van circulariteit als een product na gebruik in herbruikbare componenten uit elkaar genomen wordt om tot een gelijkwaardig nieuw product te komen (functioneel waardebehoud).

De fases van Rapid Circular Contracting

Niels en zijn collega’s adviseren gemeenten in de volle breedte van circulariteit. In de praktijk kan het gaan om tafels gemaakt uit nog bruikbare bladen en onderstellen van oude tafels (recycling), maar ook om gebouwen waarvan al voor de bouw is bedacht hoe het later beheerd en onderhouden zal worden en zelfs hoe het bij sloop uit elkaar genomen kan worden om gebruikte materialen weer voor een nieuw gebouw te kunnen inzetten. Een partij die deze hele kringloop beheerst, heeft niet langer een gebouw dat verkocht moet worden als product. Het biedt een circulair gebouw als dienst aan gebruikers.

Helder formuleren van de ambities is stap één in de circulaire aanbesteding. Bij KplusV heet dat de Entry Phase. Het is onderdeel van de methode Rapid Circular Contracting (RCC), mede ontwikkeld door de Stichting Circulaire Economie.

De volgende fase in dat proces is de uitvraag. Hier heet dat Rapid Procurement Phase (alles gaat in deze methode in het Engels). Dat ‘Rapid’ is discutabel, geeft Niels toe, omdat het binnen de wettelijke termijnen van de verschillende aanbestedingsprocedures moet passen. ‘Rapid’ slaat op het snel en zo eenvoudig mogelijk doorlopen van het proces. Er worden vooraf geen uitgebreide bestekken gevraagd.

Gemeenten verbinden aan hun circulaire opdracht vaak ook nog sociale doelstellingen. Bijvoorbeeld op het gebied van werkgelegenheid voor kwetsbare groepen. Partijen worden uitgedaagd hun visie op het geheel te geven, met bijbehorend plan van aanpak. Daaruit blijkt of ze geschikt zijn om invulling te geven aan de ambities en behoeften van de gemeente, zonder die invulling zelf al uit te werken. ‘Besteed een aannemer aan, niet het werk’, is hier het adagium. “Wel visie en aanpak, geen uitgebreide bestekken. Dat betekent ook minder verspilling van tijd en energie bij de verliezende partijen”, meent Ahsmann.

Gunnen op kwaliteit

Het gaat om een uitvraag op (circulaire) kwaliteit, niet op prijs. Dat is bijzonder. De prijs is doorgaans dominant. Veelal wordt tien tot vijftien procent toegekend aan kwalitatieve gunningscriteria. Maar niet alleen dat percentage is van belang. “Het gaat er ook om of die kwaliteit en combinatie van ambities leidt tot oplossingen die voldoen voor de afnemer. In de gekozen circulaire techniek, maar bijvoorbeeld ook in het creëren van sociaal werk, dat waardevol en niet snel weer weg is.”

In Apeldoorn werd met ondersteuning van KplusV vorig jaar de circulaire renovatie van de monumentale woonwijk De Parken op poten gezet. Asfalt en betonwegen worden vervangen door gebakken klinkers en de regenwaterafvoer wordt losgekoppeld van het riool. Het project loopt van 2017 tot 2022. Voor het eerste jaar is uit vijf gegadigden een aannemer gekozen op visie en plan van aanpak.

Voor de vervolgjaren werd een ‘marktontmoeting’ georganiseerd. Hier zijn de ambities en behoeften van de gemeente gedeeld en konden aannemers, leveranciers en ingenieursbureaus hun inzichten en kennis in technologische ontwikkelingen tonen. Niet alleen met het oog op het vervolg van de renovatie van De Parken, maar ook op het verzamelen van circulaire kennis die elders in de Cleantechregio Apeldoorn, Deventer, Zutphen gebruikt kan worden.

Samen de ideale oplossing ontwerpen na gunning

Omdat in de RCC-methode wordt uitgevraagd op visie en aanpak, volgt na uitverkiezing van de winnaars een uitwerkingsfase voor de meest circulaire opties, vergelijkbaar met een voorlopig en definitief ontwerp. De touchdown borgt vervolgens afspraken over onder andere de flexibiliteit om de gekozen oplossingen aan te passen aan voortschrijdend inzicht of nieuwe technische middelen, maar wel op een manier die blijft voldoen aan de vraag van de gemeente. Alles getoetst aan het budget natuurlijk. Het contract heet Mutual Agreement Paper (MAP) en ook dat document wordt periodiek getoetst.

Natuurlijk zijn er ook andere inkooptools beschikbaar, maar volgens Ahsmann onderscheidt RCC zich door gunning op visie en aanpak van (circulaire) kwaliteit. Op die manier ontstaat er maximale ruimte voor de opdrachtnemer en de gemeente om na gunning – en binnen budget en andere kaders -creatief aan de slag te gaan met circulaire en sociale oplossingen.

Wegwijzer Circulair inkopen

Meer over circulair inkopen is te vinden in de wegwijzer van MVO Nederland.