18 januari 2017

Toekomstbestendig bestuur / praktijkvoorbeeld

Slimmer samenwerken stimuleren

‘Innovatie is niet kennis binnen de eigen gemeente of organisatie houden, maar kennis delen en samen leren.’

De transformatie van het sociaal domein vraagt om slimmere manieren van samenwerken’, vindt Niek Bouman van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. Een team van vijf personen – werkzaam bij gemeente, zorgaanbieders en welzijnsorganisaties – motiveert professionals en organisaties uit de regio om zich aan te melden voor de learning community Midden-Holland, op het digitale platform Andere Handen. Hij vertelt hoe het werkt.

 

Wat is ‘Andere Handen’?

‘Andere Handen is een landelijk online platform waar medewerkers vanuit diverse organisaties samen aan het sociaal domein van de toekomst werken. Het biedt de mogelijkheid om eigen groepen (communities) samen te stellen.’

‘Een van die groepen is de learning community Midden-Holland. Hierin stellen leden elkaar vragen en delen ze agenda’s, ervaringen en goede voorbeelden. Het sociale team Bodegraven-Reeuwijk werd als eerste in de regio Midden-Holland online actief in 2014. De regiogemeenten stimuleren nu zoveel mogelijk professionals en aanbieders werkzaam in het sociaal domein om lid te worden.’

‘Het platform is beveiligd en alleen toegankelijk voor leden. Een jaarabonnement afsluiten kan vanaf 30 euro per persoon. Sinds afgelopen zomer hebben meer dan 150 professionals zich bij onze community aangesloten.’

Wat wordt er besproken?

‘In groepen delen mensen vragen, tips of geanonimiseerde casussen. Denk aan een sociaal team dat vraagt waar ze op moeten letten bij interculturele opvoeding. Hierop antwoorden mensen met verschillende invalshoeken: hulpverleners, maar ook bestuurders. Ze reageren niet vanuit hun functie of organisatie maar vanuit kennis en ervaringen.’

Wat is de meerwaarde van het platform?

‘Het platform is digitaal, dus overal en altijd beschikbaar. Iedereen is enorm druk, maar loopt voor overleg en vergaderingen van hot naar her. Op deze manier hoeven we niet alles fysiek meer te delen en is het bereik veel groter. Daarnaast heeft het inhoudelijke meerwaarde.’

‘Een learning community kan worden gezien als één groot intranet dat schotten tussen functies, domeinen en organisaties overstijgt. Zo ontstaat er meer flexibiliteit en snelheid. Deze toegenomen vrijheid zorgt voor samenwerking tussen partijen of mensen die je voorheen niet zou zien. Dat is belangrijk, want in het sociaal domein is iedereen onderdeel van een groter geheel. Dat zie je in de praktijk ook, bijvoorbeeld in sociale teams: leden werken niet meer voor hun organisatie, maar op een bepaalde casus.’

‘Deze werkwijze sluit ook goed aan bij de nieuwe indeling van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. We hebben sinds 2013 functies en afdelingen afgeschaft en werken nu met rollen en teams. Een functie zegt een burger niet zoveel en kan je afschermen of juist beperken. De uitdagingen die we als gemeenten hebben zijn dan ook niet te omvatten in een functieomschrijving. De verdwijning van functies betekent niet dat iedereen zijn eigen prioriteiten stelt: deze worden bepaald samen met een regieteam op basis van de bestuurlijke agenda.’

‘De rolverdeling gebeurt vervolgens op basis van talenten en kwaliteiten. Mensen met veel ervaring op bepaalde beleidsterreinen zie je soms op dezelfde thema’s terug, maar het is geen automatisme. Je ziet collega’s opbloeien doordat zij hele nieuwe werkzaamheden uitvoeren maar ook collega’s die moeten wennen.’

Wat is de rol van de gemeente in de learning community?

‘Als gemeenten hebben we de startomgeving gefinancieerd met alles wat daarbij komt kijken, de deelnemende organisaties financieren de accounts voor hun eigen medewerkers. Natuurlijk ben je er niet met enkel het instrument, we hebben juist ook oog voor het proces daarna: het gebruik van het platform.’

‘Net als bij Facebook of Linkedin heb je online actieve leden, volgers en niet-actieve leden. We hebben een team aangesteld om zoveel mogelijk mensen in die actieve modus te krijgen. We willen deelname niet opleggen, maar koplopers stimuleren met leuke voorbeelden. We zetten het zo uit dat professionals geïnspireerd raken en er graag op willen omdat er op het platform echt iets gebeurt’.

Heb je tips voor andere gemeenten die willen starten met Andere Handen?

‘In Bodegraven-Reeuwijk begonnen we ‘vanuit de uitvoering’: het sociaal team werd als eerste lid. Maar iedereen kan een eigen groep beginnen. Om leden te activeren stel ik voor aan te sluiten bij bijeenkomsten of overleg in de regio. Of misschien zijn er in regionaal verband transformatieopdrachten vastgesteld? Doe daar verslag van of maak een aankondiging. Zet leuke bijeenkomsten en trainingen op de agenda.’

‘We organiseren veel binnen onze eigen organisaties, maar er zijn genoeg andere professionals die deel kunnen nemen. Geef regelmatig updates, zo demonstreer je deze nieuwe manier van werken van kennis delen. Beloon actieve mensen door te liken of reageren.’

Is het uitsluitend geschikt voor de zorgsector?

‘Dit platform kan ook een goede aanvulling zijn bij de samenwerkingsprojecten op onderwerpen buiten het sociaal domein zoals de omgevingswet en duurzaamheid. We hopen dat meer gemeenten zich aanmelden om kennis te delen over gemeente- en regiogrenzen heen. Wij zijn bijvoorbeeld benieuwd naar wat er in gemeente Oldambt en gemeente Amersfoort gebeurt en delen ook graag onze ervaringen.’

Op 3 oktober 2016 organiseerde KING een bijeenkomst over het gebruik van de learning community in de regio Midden-Holland en gemeente Bodegraven-Reeuwijk.